Meskipun teknologi sudah semakin maju dan terdigitalisasi, nyatanya masih banyak pelaku usaha yang memakai cara lama dalam mencatat transaksi. Coba bayangkan kalau tiba-tiba ada pelanggan yang komplain terkait transaksi yang terjadi enam bulan lalu, mau tidak mau kamu harus membongkar kembali tumpukan nota yang sudah berdebu bukan? Oleh karena itulah akuntansi keuangan modern sangat dibutuhkan saat ini.
Sistem akuntansi manual bukan hanya melelahkan, tapi jejak catatannya sangat mudah hilang, entah karena tinta pudar, dimakan rayap, atau terselip. Beruntungnya, saat ini sistem akuntansi modern sudah sangat canggih dan cukup terjangkau. Pada kesempatan kali ini, kami akan mengulas kelebihan akuntansi keuangan modern bagi para pebisnis. Yuk simak ulasan berikut!
Risiko Akuntansi Manual
Sistem akuntansi manual pada umumnya masih mengandalkan kertas nota yang rawan hilang, atau bahkan dimanipulasi.
Beberapa memang sudah ada yang terkomputerisasi menggunakan Microsoft Excel atau Google Spreadsheet. Meski demikian, proses penginputan datanya terbilang masih manual, yang karenanya juga rentan akan human error.
Setidaknya, ada tiga risiko utama dari menggunakan sistem akuntansi yang masih manual:
1. Disparitas Informasi
Kesenjangan informasi antar departemen di kantor biasanya terjadi karena adanya miskomunikasi. Namun, tentu akan tidak lucu jika miskomunikasi tersebut terjadi karena keterlambatan input data. Sayangnya, hal ini sangat mungkin terjadi di perusahaan yang masih menggunakan sistem akuntansi manual.
Manajer di divisi penjualan bisa saja melihat di sistem bahwa sejumlah stok masih tersedia di gudang, sehingga ia berani menerima pesanan dalam jumlah besar. Padahal di sistem milik divisi gudang, semua stok fisik ternyata sudah habis atau rusak tapi belum dilaporkan ke divisi penjualan. Dengan begitu, pesanan bisa dibatalkan secara mendadak, yang mana dapat memicu ketidakpuasan pelanggan.
2. Kesulitan dalam Merekap Keuangan
Dalam sistem manual, biasanya aktivitas merekap dan rekonsiliasi keuangan akan dilakukan setiap akhir bulan. Proses ini sangatlah melelahkan karena angka penjualan harus dicocokan dengan pengurangan stok. Padahal, tak jarang bahwa angka-angka ini tidak pernah bisa cocok karena adanya perbedaan waktu pencatatan. Hal ini bisa menimbulkan misinformasi keuangan yang besar di akhir bulan.
3. Istilah yang Tak Tentu
Tanpa sistem akuntansi yang terintegrasi, sering terjadi kerancuan antara beberapa istilah seperti stok, inventaris, pasokan/supply, dll. Staf gudang mungkin mencatat barang rusak sebagai “stok nonaktif”, sementara akuntan malah mencatatnya sebagai aset penuh di neraca. Kerancuan istilah ini dapat menyebabkan laporan keuangan jadi bias.
4. Kehilangan Banyak Waktu
Akuntan, khususnya yang high-skilled, seharusnya berfokus pada tugas-tugas strategis seperti merencanakan anggaran atau mengevaluasi tren biaya. Sayangnya, jika sistem keuangan perusahaan masih kuno, akuntan hanya akan menghabiskan waktu untuk pekerjaan klerek yang membosankan.
Padahal, kemampuan akuntan dalam analisis strategis seperti mencari peluang penghematan pajak adalah aset utama dari perusahaan. Dengan kata lain, inefisiensi sistem keuangan perusahaan hanya akan menghambat potensi keuntungan dalam jangka panjang.
5. Kehilangan Jejak Transaksi
Seperti yang diulas di awal, mengobrak-abrik tumpukan nota lama dan lusuh adalah cerita horor bagi setiap pengusaha. Khususnya untuk UMKM, hilangnya bukti transaksi fisik seperti nota baik disengaja atau tidak adalah salah satu risiko terbesarnya. Tanpa sistem digital, uang tersebut bisa dikatakan hilang tanpa jejak. Secara akuntansi, hal ini sering ditulis sebagai selisih kas.
Baca Juga: Program Akuntansi: Apa Manfaat untuk Bisnis?
Kekurangan Sistem Akuntansi Non-Integrasi
Semisal kamu adalah pemilik usaha manufaktur kelas menengah yang masih memakai sistem akuntansi manual dengan software yang terpisah-pisah untuk setiap tugas. Divisi gudang mencatat stok dengan kartu stok fisik, sedangkan divisi sales sudah menggunakan aplikasi POS. Bukankah hal tersebut bisa berisiko pada ketidaksesuaian data?
Nah, itu adalah contoh kekurangan dari aplikasi keuangan modern berbasis kasir (POS) yang tidak terintegrasi. Sistemnya bisa saja sudah terdigitalisasi, tapi sayangnya tidak dilengkapi fitur akuntansi dan pembukuan standar, atau inventori yang tidak terhubung langsung ke sistem pembukuan.
Lebih jauh lagi, ada dua kekurangan utama pada aplikasi keuangan modern non-integrasi:
1. Banyak yang Desktop-Based
Banyak aplikasi keuangan yang bersifat desktop-based, di mana aplikasinya terinstal langsung pada perangkat desktop. Walau sekilas terdengar efektif, tapi kenyataannya data induknya tidak terhubung langsung dengan data penginput.
Hal ini jelas akan menyulitkan pemilik bisnis untuk memantau data usahanya secara real-time jika ia tidak sedang berada di kantor.
2. Sulit untuk Mengurus Banyak Cabang
Aplikasinya yang berbasis desktop juga berimplikasi pada sulitnya konsolidasi laporan karena sistemnya yang tidak terhubung ke pusat data.
Ini akan membuat rekap keuangan jadi sangat rumit karena harus dilakukan secara manual. Bahkan, tidak jarang pemilik usaha harus membuat atau menggunakan aplikasi lain untuk mengonsolidasikan laporan.
Kelebihan Utama Sistem Akuntansi Keuangan Modern Terintegrasi
Sistem pembukuan keuangan modern bukan hanya perihal bisa digunakan lewat hp atau laptop. Lebih dari itu, akuntansi yang modern haruslah bersifat digital, terintegrasi, fleksibel, dan efisien.
Yang membedakan antara aplikasi pembukuan modern terintegrasi dengan yang tidak adalah sistemnya yang berbasis ERP. Dalam aplikasi ini, semua divisi mulai dari sales, purchasing, inventory, hingga keuangan terintegrasi dalam satu sistem yang utuh.
Kelebihan utama dari akuntansi modern sendiri adalah kemampuannya dalam menelusuri jejak data lama. Namun, ada banyak kelebihan lain yang bisa didapat seperti:
1. Pengindeksan Digital
Data bisnis pasti selalu bertambah seiring waktu, bahkan untuk UMKM sekalipun. Bukan hanya penjualan jutaan rupiah, tapi pembelian bahan baku sekecil baut pun juga harus masuk ke dalam pembukuan. Makanya tak heran jika suatu usaha, semisal dalam lima tahun, sudah memiliki ratusan ribu catatan transaksi. Menyimpan semuanya dalam tumpukan kertas atau file Excel yang terpisah bukanlah hal yang bijak.
Nah, di sinilah peran penting dari sistem keuangan modern, yang mayoritas dilengkapi teknologi indexed database. Persis seperti Google yang mengindeks web, sistem akuntansi modern juga dapat mengindeks setiap elemen data mulai dari supplier, nomor faktur, deskripsi barang, nominal transaksi, dll. Kamu hanya perlu mengetikkan keyword saja untuk menemukan yang ingin dicari.
2. Adanya Fitur Drill Down
Saat kamu membuka Google Maps, coba zoom out sedikit lalu arahkan ke salah satu pulau di Indonesia, misalnya pulau Jawa. Kamu coba klik area Jakarta, lalu peta otomatis akan zoom in, Sekarang mungkin kamu melihat wilayah Jakarta Selatan, coba klik area Kemang, lalu muncul banyak nama jalan. Dari situ, kamu bisa memilih satu titik toko, lalu melihat detailnya seperti jam buka dan foto makanannya.
Nah, cara kerja fitur drill down sendiri mirip seperti analogi Google Maps tadi. Dengan kata lain, kamu dapat membedah data dari kulit terluar hingga ke bijinya. Teknologi drill down ini biasanya hadir dalam level berjenjang seperti berikut:
- Level 1 (Laporan Utama): Kamu bisa melihat laporan laba rugi
- Level 2 (Kategori Akun): Sistem akan menampilkan rincian pengeluaran atau pemasukan. Misalnya, kamu melihat bahwa kategori biaya perbaikan kantor mengalami lonjakan cukup besar.
- Level 3 (Buku Besar): Semua daftar transaksi yang tercatat pada biaya perbaikan kantor akan terlihat.
- Level 4 (Dokumen Sumber): Misal kamu mengklik transaksi dengan nilai terbesar, maka sistem akan menampilkan detailnya, lengkap dengan foto kwitansi atau faktur yang diunggah saat input data.
3. Membantu Pembuatan Strategi
Seperti yang sudah dikatakan, seorang akuntan harusnya berfokus pada analisa strategis. Namun, itu hanya bisa dilakukan dengan sistem akuntansi yang modern. Bisnis yang terus bergerak secepat juga membutuhkan sistem keuangan yang cepat. Tren penjualan harian, posisi jatuh tempo, riwayat pembelian barang baku, semuanya harus bisa dibukukan secara real-time.
Misal dengan mencari riwayat harga jual dan margin produk tertentu dalam setahun terakhir, maka kamu bisa menentukan strategi sekaligus memutuskan untuk memberi diskon atau tidak. Selain itu, kalau kamu bisa mencari riwayat transaksi pelanggan tertentu, maka kamu bisa mengidentifikasi mereka yang loyal untuk memberi lebih banyak program prioritas.
4. Data Lebih Konsisten dan Akurat
Dalam sistem yang manual dan terpecah belah, menghitung HPP secara akurat pasti akan sangat sulit. Data pembelian ada di tumpukan faktur divisi purchasing tapi data penjualan ada di divisi sales. Makanya, tak heran jika pebisnis akhirnya menggunakan perhitungan kasar untuk HPP.
Namun, dengan sistem yang lebih canggih, setiap jejak item barang bisa dilacak secara otomatis. Sistem akan tahu persis barang yang dijual hari ini berasal dari tanggal sekian dan modal sekin. Bahkan, integrasi mulus seperti ini dapat membuat sistem menghitung HPP per transaksi secara otomatis dan akurat.
Baca Juga: Software Keuangan Perusahaan : PaYou
Gunakan Sistem Akuntansi Keuangan Aman dan Terpercaya dari PaYou
Kamu menginginkan sistem keuangan yang aman tapi tetap terjangkau, maka modul akuntansi dari PaYou adalah solusinya! Dengan modul accounting dari PaYou, kamu dapat menginput seluruh income sekaligus menambah keterangan yang sesuai.
Kamu bukan hanya bisa melacak setiap arus kas yang masuk, tapi kamu juga bisa membuat kategori untuk setiap pemasukan sesuai yang kamu mau. Dengan begitu, kamu bisa mengorganisasi data keuangan dengan lebih rapi untuk mengembangkan strategi bisnis yang lebih cermat. Jadi tunggu apa lagi, ayo gunakan PaYou sekarang juga!
Kesimpulan
Sistem akuntansi keuangan yang manual dan terfragmentasi hanya akan membuang-buang waktu dan menghambat produktivitas. Sekarang, saatnya beralih ke sistem yang lebih modern untuk data yang lebih jelas dan akurat.
