Dari sekian banyak faktor kebangrkutan seperti kalah saing dengan kompetitor atau pandemi global, bangkrut karena ditipu karyawan sendiri memang lebih menyakitkan. Pengusaha sering kali kecolongan karena tidak memiliki sistem pembukuan yang baik. Padahal, manfaat pembukuan keuangan untuk mencegah fraud atau penipuan sangatlah signifikan.
Sistem pembukuan yang rapi dan teratur akan meminimalisir celah oknum internal untuk berbuat curang. Banyak UMKM harus gulung tikar bukan karena produknya tidak bagus, tapi karena kasnya bocor halus akibat ulah karyawan. Jika kecurangan tersebut dibiarkan terus-menerus, maka dampaknya bisa sangat fatal. Oleh karena itulah kami akan membahas manfaat sistem pembukuan yang modern untuk mencegah terjadinya penipuan.
Mengapa UMKM Lebih Rentan Penipuan?
Tidak bisa dipungkiri jika UMKM lebih rentan terhadap penipuan dibandingkan perusahaan besar dengan sistem yang rigid dan dewasa. Namun, kecurangan ini bukan semata-mata karena minimnya teknologi pengawasan atau pencatatan yang canggih. Penyebabnya bisa berakar pada faktor budaya, struktural, dan manajerial. Berikut adalah penjelasannya:
1. Faktor Budaya
Salah satu ciri khas UMKM adalah penerapan budaya kekeluargaan yang kental. Pemilik warung cenderung menunjuk sanak saudara, keluarga, atau kerabat dekatnya untuk ditugaskan menjaga toko. Hal ini tidak sepenuhnya bisa disalahkan, karena merekrut karyawan baru berpotensi menguras kas toko.
Sayangnya, faktor budaya ini malah menjadikan pemilik warung jadi sungkan untuk menegur karyawannya yang merupakan orang dekatnya sendiri. Ironisnya, orang yang melakukan penipuan ini tak jarang datang dari orang yang paling dipercaya si pelaku UMKM. Karena alasan saling percaya inilah yang kadang membuat pemilik usaha merasa tidak memerlukan sistem pembukuan formal.
2. Faktor Struktural
Masalah terbesar UMKM pasti tidak jauh dari keterbatasan biaya, atau lebih tepatnya ke akses permodalan. Proses pengajuan kredit usaha yang agak ribet cenderung menghalangi pelaku UMKM untuk mendapatkan akses dana dalam merekrut karyawan baru. Karena itu, wajar jika UMKM hanya mengandalkan satu karyawan untuk berbagai tugas sekaligus.
Padahal, salah satu prinsip audit yang paling jelas adalah pemisahan tugas. Wewenang yang berpusat pada satu orang hanya akan membuat orang tersebut berpotensi melakukan penipuan, karena ia tahu seluk beluk apa yang dikerjakannya. Misal, oknum toko bisa saja mencuri uang kas, lalu merekayasanya di buku catatan agar seimbang.
3. Faktor Manajerial
Keputusan UMKM untuk bertahan dengan pembukuan manual bisa menjadi risiko langsung pada penipuan. Laporan manual biasanya baru selesai berhari-hari setelah akhir bulan. Dengan begitu, fraud kemungkinan akan terlambat untuk dideteksi.
Selain itu, pembukuan yang manual juga sangat rentan oleh human error. Kita akan sulit membedakan antara ketidakmampuan dengan niat curang dari karyawan. Sayangnya, hal ini bisa dijadikan tameng dengan dalih salah hitung.
Baca Juga: Aplikasi Keuangan UMKM: Solusi Canggih untuk Mengelola Bisnis
Modus Fraud dalam Internal Bisnis
Modus operandi penipuan di dalam lingkup internal usaha sebenarnya banyak sekali. Bahkan, metodenya pun bisa bertambah canggih seiring waktu, dan ini bisa terjadi untuk perusahaan di segala lini dan ukuran. Kami mencoba merangkum beberapa modus penipuan yang paling umum ditemui:
1. Skimming
Skimming, atau lebih dikenal sebagai nilep adalah proses pencurian uang tunai sebelum uang tersebut dicatat ke dalam pembukuan perusahaan. Modus ini adalah salah satu yang paling umum, dan sayangnya tidak sedikit korbannya.
Misal ada pelanggan membeli barang seharga 100 ribu, tapi kasirnya tidak men-scan barangnya ke mesin atau mencatatnya di buku besar. Uang masuk ke kantong pribadi kasir, tapi secara administrasi kas tidak bertambah walau barang secara fisik sudah diambil oleh pembeli.
2. Lapping
Di dunia usaha, klien atau pelanggan yang membayar secara kredit/nombok adalah hal yang lumrah. Namun, ini juga bisa jadi celah untuk lapping, di mana pelaku mencuri pembayaran utang dari satu pelanggan, lalu menutupi kekurangannya dengan pembayaran dari klien lain.
Contohnya, di tanggal 1 PT A bayar hutang 10 juta, lalu ada oknum karyawan yang mencuri uangnya, jadi akun PT A tercatat belum lunas. Lalu tanggal 5 PT B bayar hutang 10 juta juga, dan oknum tadi menggunakan utang tersebut untuk membayar utang PT A, begitupun seterusnya.
3. Pencurian Inventaris
Pencurian inventaris di sini bisa sesimpel mengambil stok gudang untuk keperluan pribadi, hingga yang membutuhkan skema kompleks. Contohnya, oknum divisi gudang berkolusi dengan pemasok. Ada pesanan 100 unit, yang dikirim Cuma 80, tapi yang ditandatangani tetap 100. Perusahaan akhirnya bayar untuk 100 unit, sedangkan sisa 20nya dibagi antara oknum pemasok dan gudang.
Manfaat Pembukuan untuk Mencegah Fraud
Sistem pembukuan yang modern dapat mengurangi risiko penipuan dengan sangat signifikan. Manfaat pembukuan untuk mencegah fraud biasanya dengan melacak setiap arus kas yang masuk dan keluar. Berikut ini adalah manfaat pembukuan untuk mencegah fraud:
1. Analisis Audit POS
POS (Point of Sale) atau kasir modern adalah salah satu fitur dalam sistem pembukuan digital yang dapat mencatat seluruh aktivitas transaksi. Bahkan, beberapa penyedia POS seperti Square atau Majoo bisa mencatat aktivitas non-transaksi. Jadi, laci kasir yang dibuka tanpa adanya transaksi, atau jika ada pembatalan transaksi yang sudah diinput, maka sistem bisa merekamnya.
Baca Juga: Pos Kasir : Mengapa Ini Adalah Solusi Terbaik untuk Bisnis Anda
2. Pemisahan Fungsi
Sudah tahu kan risiko jika semua tugas dilimpahkan ke satu orang saja? Nah, masalah ini bisa diminimalisir dengan pembukuan digital, karena aplikasi pembukuan biasanya bisa memisahkan akses. Jadi, karyawan yang mengurus kasir diberikan akses yang berbeda dengan staf yang mengurus inventarisasi. Dengan begitu, informasi penting dari tugas yang berbeda akan tetap rahasia.
3. Pengingat Utang
Sistem akuntansi modern dilengkapi fitur laporan status utang, yang biasanya dikirimkan secara otomatis pada kita setiap akhir bulan. Jadi kalau ada klien atau pelanggan (biasanya dari PT) yang belum lunas hutangnya, sistem akan langsung mengirimkan email ke klien tersebut.
Semisal pada akhir bulan, ternyata klien tersebut komplain setelah menerima email karena sudah membayar utang serta menunjukkan buktinya. Dari situ, setidaknya kamu bisa mendapatkan transparansi langsung ke klien, sehingga akan mempersulit pelaku pencurian untuk menyembunyikan fakta.
4. Stok Opname
Semua software pembukuan pasti memberikan fitur scanner barcode untuk mempercepat proses stok opname. Kamu bisa menerapkan metode blind count, yakni dengan tidak memberi tahu staf jumlah yang seharusnya ada di sistem. Mereka harus menghitung secara riil untuk mencegah manipulasi angka.
Sistem keuangan modern pasti juga akan membandingkan pesanan, laporan penerimaan gudang, dan invoice. Dalam stok opname, jika misal laporan penerimaan hanya 80 unit, sedangkan di invoicenya 100 unit, maka sistem akan langsung memblokir pembayaran. Tentunya ini akan mengurangi risiko kolusi.
Cegah Fraud dengan Pembukuan dari PaYou
Ingin memiliki sistem pembukuan yang tercatat rapi dan aman untuk usahamu? PaYou siap untuk membantu! Aplikasi pembukuan dari PaYou mampu memproses pemesanan barang, pembuatan faktur dan nota, hingga mengirim barang ke pelanggan. Semua riwayat aktivitasnya akan tercatat dalam sistem.
Terlebih lagi, PaYou dapat memilah transaksi berdasarkan departemen dan proyek. Selain lebih detail, fitur ini juga akan menjaga kerahasiaan akses informasi antar divisi. Hal ini bisa mencegah adanya kongsi untuk melakukan kecurangan terstruktur dengan lebih baik. Jadi, tunggu apa lagi? Segera amankan usahamu dengan aplikasi pembukuan dari PaYou!
Kesimpulan
Manfaat pembukuan untuk mencegah fraud ternyata ada banyak sekali. Pada dasarnya sistem pembukuan yang canggih dan terintegrasi bisa berperan sebagai saksi yang netral dalam menyikapi kejanggalan dalam keuangan perusahaan. Setelah membaca ulasan ini, apakah ada yang berniat memakai aplikasi pembukuan untuk usahanya? Share di kolom komentar ya!
