Saat kamu membeli baju baru baik secara daring atau langsung di toko, pasti kamu akan menemukan gantungan yang berisi garis-garis hitam (barcode) dan sejumlah angka acak di bawahnya. Nah, barcode dan angka-angka itu adalah contoh dari kode identitas produk. Namun, kode identitas lebih dari itu, karena ada banyak sekali jenisnya.
Sebagai pembeli, sering kali kita tidak tahu apa fungsi dari kode random tersebut. Bahkan, tak jarang penjual yang masih meremehkannya. Padahal, kode identitas produk ini sangatlah krusial dalam dunia bisnis, khususnya pada manajemen stok. Oleh karena itulah kami di sini akan membahas macam-macam kode identitas produk. Untuk pembahasan ini, kami akan berfokus pada product number, barcode, dan lot number.
Product Number (SKU)
Product Number, atau sering disebut sebagai SKU (Stock Keeping Unit) adalah kode identifikasi unik yang berisi kombinasi huruf dan angka. Kode ini diciptakan dan dikelola secara langsung oleh pemilik bisnis untuk memantau inventaris, sekaligus membedakan tiap produk secara unik.
Pada dasarnya, SKU berfungsi untuk menjembatani produk fisik dan data digital. Jika sistem product number dirancang dengan baik, maka semua staf perusahaan bisa memahami seluk-beluk produknya bahkan tanpa harus melihatnya secara langsung. Contoh, kode “NK-RD-RUN-42”, bisa langsung diterjemahkan jadi sepatu lari Nike merah berukuran 42.
Sebenarnya juga tidak ada standar baku yang universal untuk SKU, karena semuanya ditentukan oleh pihak perusahaan. Namun ada beberapa struktur penyusun SKU yang umum dipakai secara berurutan:
- Prefix Kategori: 2-3 karakter pertama harus merepresentasikan departemen, merk, atau pemasok utama. Contohnya adalah “EL” untuk elektronik, atau “NK” untuk Nike.
- Atribut Tipe Produk: Bagian tengah yang mendeskripsikan jenis barang. Contohnya “HP” untuk Headphone atau “TS” untuk T-Shirt.
- Variabel Spesifik: Bagian akhir yang menjadi pembeda seperti warna, ukuran, material, atau kapasitas. Misalnya “BLK” untuk black atau hitamm “XXL”, “128G’, dll.
Lebih jauh lagi, pembuatan kode produk juga tidak bisa sembarangan. Ada beberapa kriteria yang harus dihindari seperti berikut:
1. Karakter Ambigu
Jangan gunakan huruf “O” dan angka “0” atau Huruf “I”, dengan “l” (L kecil) secara bersamaan. Kemiripan visual dua karakter tersebut bisa memicu kesalahan pembacaan manual atau saat entri data.
Selain itu, sebisa mungkin hindari karakter seperti “/, *, &, atau @”. Software seperti Excel sering salah interpretasi simbol “/” sebagai format tanggal. Simbol-simbol lain juga sering memicu kesalahan sintaks pada sistem database SQL atau pada aplikasi olshop. Sebagai gantinya bisa gunakan tanda hubung (-) atau garis bawah (_).
2. Angka yang Terlalu Rumit
SKU tidak boleh berisi angka saja seperti “1234567890123”. Angka tersebut berisiko dikonversi oleh Excel jadi notasi ilmiah seperti (1.23E+11) yang dapat merusak data asli. Selain itu, hindari angka 0 di awal, karena Excel sering kali mengabaikan angka 0 di awal, sehingga kode “0123” akan jadi “123”.
Baca Juga: Aplikasi Pembukuan Online : Solusi Cerdas untuk Bisnis Anda
Barcode
Barcode atau kode batang adalah data optik yang bisa discan langsung oleh mesin dan biasanya berisi garis-garis vertikal hitam dan spasi putih dengan lebar yang bervariasi. Yang sering disalahpahami adalah mesin scanner sebenarnya bukan memindai garis hitam, tapi mendeteksi pantulan cahaya dari spasi putih.
Membuat kode batang sendiri bukanlah hal yang sulit dan bisa dilakukan dengan software sederhana seperti Excel atau lewat generator barcode online. Selain itu, penyedia aplikasi pembukuan biasanya juga punya fitur pencetakan barcode yang lebih terintegrasi. Hanya saja, terdapat dua format barcode dominan yang menjadi standar global yaitu:
1. EAN (European Article Number)
Sesuai namanya, format EAN bermula di Eropa, tapi penggunaannya diadopsi di seluruh dunia termasuk Indonesia. Format ini memiliki struktur 13 digit, dengan 2-3 digit pertama adalah kode negara penerbit lisensinya. Contohnya, kode “899” adalah kode untuk Indonesia. Namun, tidak semua barang dengan kode “899” diproduksi di Indonesia, hanya saja perusahaan manufakturnya sudah terdaftar untuk lisensi di Indonesia.
2. UPC (Universal Product Code)
Kode ini asalnya dari Amerika Utara (AS dan Kanada) dengan struktur 12 digit. Format ini pertama kali digunakan tahun 1974 di salah satu supermarket di Ohio. Berbeda dengan EAN, UPC tidak memiliki kode negara secara eksplisit bagian depannya secara visual. Namun, digit-digit awalnya biasanya menampilkan kategori produk.
Lot Number
Setiap kode identitas produk punya fungsinya masing-masing. Kalau SKU menjawab pertanyaan “Apa produk ini?” dan barcode menjawab “Siapa identitas globalnya?”, maka lot number menjawab “Kapan, di mana, dan bagaimana produk ini dibuat?”. Nomor lot diberikan pada sekumpulan produk yang dimanufaktur dalam satu siklus yang sama, dengan bahan baku dan pemrosesan yang sama.
Fungsi utama dari kode identitas ini adalah kemudahan pelacakan produk. Dengan adanya lot number, produsen bisa melacak produknya dari hulu ke hilir. Dari hulu, produsen bisa melacak supplier bahan baku produknya. Sedangkan dari hilir, produsen dapat menelusuri produknya sudah dikirimkan.ke distributor atau toko mana saja.
Di industri berisiko tinggi seperti farmasi, makanan, dan kosmetik, nomor lot sudah menjadi kewajiban yang ditetapkan oleh regulator. Biasanya, regulasi ini diatur oleh BPOM (Badan Pengawas Obat dan Makanan).
Semisal ada bahan kimia pada obat yang ditemukan berbahaya untuk kesehatan, maka BPOM tidak akan langsung menarik peredaran obat tersebut. Harus ada uji sampling terlebih dahulu untuk menemukan unit/bets mana saja yang mengandung bahan kimia berbahaya. Di sinilah fungsi dari lot number, yakni untuk melacak dan mengidentifikasi unit/bets yang tidak layak edar tersebut.
Mengapa Aplikasi Kasir Bisa Gagal Mengelola Kode Identitas Produk?
Aplikasi Kasir (POS) memang sangat membantu dalam mengelola kode identitas produk. Namun, tidak semua aplikasi bisa menangani setiap proses dengan baik. Hal ini biasanya disebabkan oleh beberapa alasan seperti berikut:
1. Keterbatasan Arsitektur Database
Beberapa aplikasi kasir dirancang dengan database yang flat dan hanya fokus pada transaksi. Setiap produk hanya diwakili oleh satu baris data statis. Jadi, aplikasi ini akan kesulitan menangani produk dengan puluhan lot number.
Misal, Satu SKU seperti obat sirup, bisa saja terdiri dari puluhan nomor lot dengan tanggal kadaluarsa yang berbeda-beda pula. Aplikasi sering kali hanya bisa melihat jumlah stok yang tersisa, tapi tidak tahu mana yang sudah kadaluarsa dan belum. Jadi saat kasir menscan barcode produknya, sistem hanya mencatat pengurangan stok, tapi tidak lot mana secara spesifik yang terjual.
2. Kebutuhan Spesifik yang Rumit
Di apotek, aplikasi kasir bukan Cuma sekedar alat hitung, tapi juga alat pengaman. Kadang aplikasi kasir tidak menyediakan fitur penting seperti integrasi penjualan dengan riwayat medis pasien atau pemblokiran otomatis untuk transaksi obat yang kadaluarsa.
3. Sinkronisasi Data Lambat
Di perusahaan dengan sistem lebih maju, biasanya mereka sudah mengandalkan ERP alih-alih aplikasi POS karena inventarisnya bersifat real-time dan terpusat. Di sisi lain, banyak aplikasi POS yang sinkronisasinya masih pakai metode batch. Jadi, data dikirim ke server pusat sehari sekali atau saat toko tutup. Dengan begitu, keakuratan stok barang jadi agak terlambat.
Baca Juga: Aplikasi Inventory: Penerapan Metode FIFO dengan Aplikasi
Kelola Kode Identitas secara Lengkap di PaYou
Apakah ada yang kebingungan mencari aplikasi yang canggih untuk mengelola kode identitas, tapi harganya tetap terjangkau? Jangan khawatir, karena PaYou hadir untuk membantu! Dengan aplikasi pembukuan PaYou, kamu bisa mencetak SKU, barcode, dan lot number secara terpisah tanpa tumpang tindih.
Terlebih lagi, PaYou memiliki fitur pengingat yang sangat handal di setiap modulnya. Jadi dengan mencetak nomor lot, PaYou akan mengingatkan kalau ada stok yang sudah mau expired. Semisal produkmu buatan rumahan (tidak ada barcode pabrik), maka PaYou bisa mencetak barcode dari SKU produkmu. Jadi tunggu apa lagi? Pantau produkmu dari hulu ke hilir dengan aplikasi dari PaYou!
Kesimpulan
Memahami macam-macam kode identitas produk adalah hal yang sangat penting untuk profesionalitas bisnis. SKU untuk kerapian, barcode untuk kecepatan, dan lot number untuk keamanan. Semuanya penting untuk dimiliki agar produk mudah diidentifikasi dan dilacak asal-usulnya.
