Sering mengalami kerumitan saat mengurus nota seperti struk yang hilang, tinta pulpen memudar, atau pelanggan yang malas menyimpan kertas nota? Itu tandanya kamu harus segera beralih ke aplikasi pembukuan modern! Di era digital ini kita dituntut untuk serba cepat, baik pebisnis atau pelanggan. Jika nota bisa dikirim dan dicek langsung di HP, maka semuanya jadi lebih efisien.
Beruntungnya, aplikasi pembukuan keuangan digital saat ini sudah tersebar di mana-mana. Fitur dan harganya bisa disesuaikan langsung dengan kebutuhan dan kemampuanmu. Bahkan, aplikasi modern saat ini juga sudah bisa dihubungkan langsung ke WhatsApp. Oleh karena itu, kami akan membahas lebih jauh seputar aplikasi pembukuan modern. Namun sebelum itu, kita harus tahu dulu pengertian dan signifikansinya.
Apa Itu Aplikasi Pembukuan Modern?
Secara tradisional, pembukuan bisa diartikan sebagai pencatatan transaksi keuangan menggunakan media fisik seperti buku besar, kertas nota, dan alat tulis. Hanya saja, metode pembukuan manual ini akan sangat menyita waktu. Mungkin kalau mencatatnya saja tergolong cepat, tapi bagaimana dengan proses merekapnya? Pasti sangat melelahkan bukan?
Oleh karena itulah saat ini hadir yang namanya aplikasi pembukuan modern, atau sering disebut sebagai sistem akuntansi digital. Pada dasarnya, definisinya sama saja, hanya prosesnya lebih otomatis dan terintegrasi. Semua pencatatan, pemrosesan, hingga pelaporan keuangannya bersifat real-time. Setiap ada transaksi, kamu bisa langsung mengetahui laporan arus kas yang ada.
Bahkan, bisa dibilang sistem akuntansi digital di era ini bukan lagi ajang untuk gengsi, tapi sudah menjadi keharusan bagi usaha yang ingin terus berkembang. Berbagai manfaat keuangan seperti kredit usaha atau dana dari investor akan lebih mudah didapat jika memiliki catatan keuangan yang rapi dan akurat.
Selain itu, bisnis saat ini juga menuntut efisiensi. Jadi segala aktivitas yang bersifat repetitif sudah seharusnya diotomatisasi, agar kita sebagai pebisnis bisa lebih fokus pada strategi meningkatkan penjualan. Dengan adanya aplikasi pembukuan digital, usaha kita bisa memiliki nilai lebih dibanding kompetitor.
Baca Juga: Aplikasi Pembukuan, Mengoptimalkan Keuangan Bisnis Anda
Kirim Nota Via WhatsApp dengan Aplikasi Pembukuan
Nota digital sebenarnya adalah salah satu fitur yang cukup revolusioner. Bagi perusahaan besar mungkin hal ini sudah biasa, tapi untuk UMKM fitur ini sangatlah menghemat waktu dan tenaga. Nah, saat ini nota digital bahkan bisa dikirim langsung lewat WhatsApp. Integrasi canggih seperti ini memiliki banyak manfaat seperti berikut:
1. Transaksi Lebih Cepat dan Efisien
Aplikasi ini bekerja dengan mengintegrasikan sistem kasir (POS) dengan API WhatsApp. Tepat setelah transaksi tercatat di kasir, sistem akan langsung mengirim notanya lewat WhatsApp. Jadi, masalah-masalah yang sering terjadi di meja kasir seperti kertas habis atau printer macet bisa dieliminasi.
Karena tidak perlu menunggu cetak bukti fisik, maka durasi pembuatan nota akan jauh lebih singkat. Di sisi lain, hal ini juga akan menghemat pengeluaran untuk membeli dan merawat printer termal yang kadang bisa aus. Seluruh riwayat transaksinya juga akan lebih mudah dicari.
2. Hemat Biaya
Seperti yang telah disebutkan, penggunaan aplikasi digital dapat menghemat biaya printer dan kertas. Namun, apakah benar demikian? Berapa persen potensi penghematannya? Dengan asumsi ada 300 transaksi per bulan, ayo kita cek hitung-hitungan berikut:
- Kertas Termal Kecil (57x30mm): Rp2.700 – Rp4.500 per roll. Satu roll bisa 30-40 struk.
- Estimasi Biaya Ketas Termal Kecil: Rp202.500 – Rp450.000
- Kertas Termal Besar (80x80mm): Rp13.000 – Rp15.000. Satu roll bisa 50-70 struk.
- Estimasi Biaya Kertas Termal besar: Rp585.000 – Rp930.000
- Harga Printer: Rp275.000 – Rp750.000
- Estimasi Total Biaya: Rp252.500-Rp1.030.000 per bulan.
Mengeluarkan uang sampai satu juta per bulan hanya untuk mencetak kertas jelas akan sangat memberatkan. Belum lagi umur ekonomis printer biasanya hanya sampai dua tahun. Kalau begitu, bagaimana dengan biaya aplikasi pembukuan digital?
Usut punya usut, ternyata aplikasi digital juga ada yang gratis. Ada juga yang mematok sekitar 5 ribuan per bulan dengan plugin. Lalu ada juga yang 39 ribuan per bulan untuk setiap cabang. Untuk yang lebih canggih (kelas menengah), kamu bisa mendapatkannya hanya dengan langganan Rp129.000 – Rp300.000 per bulan saja, dan itu sudah biaya tetap.
Memang ada aplikasi yang biaya langganannya bisa mencapai 500 ribuan per bulan. Fiturnya pasti sangat canggih dan lebih lengkap. Namun, itu hanya cocok untuk perusahaan besar saja. Bagi yang skalanya masih kecil-menengah, pakai aplikasi yang 200-300 ribuan saja sudah cukup.
3. Lebih Ramah Lingkungan
Seperti yang kita tahu, kertas pasti berasal dari pohon yang ditebang, tidak terkecuali kertas termal. Sayangnya, kertas ini umumnya dilapisi bahan kimia BPA (Bisphenol A) atau BPS yang sulit didaur ulang. Kertas macam ini bisa berisiko pada kesehatan jika terpapar terus menerus.
Bangun Relasi dengan Pelanggan Lewat Aplikasi Digital
Manfaat aplikasi pembukuan modern yang terintegrasi dengan WhatsApp bukan hanya dari segi efisiensi dan ramah lingkungan saja. Lebih dari itu, metode ini juga mampu membangun kedekatan dengan pelanggan yang lebih personal. Berikut ini akan kami paparkan alasannya:
1. Konsumen Lebih Nyaman
Mengirim bukti nota lewat platform lain semacam Email sering berakhir terbengkalai begitu saja, persis seperti kertas biasa. Lain halnya dengan WhatsApp yang digunakan untuk keperluan sehari-hari. Dengan begitu, pelanggan bisa lebih mudah melacak pengeluaran pribadi mereka.
Secara psikologis, ada istilah yang namanya reciprocity (timbal balik). Ketika bisnis memberikan kemudahan seperti struk nota yang rapi dan cepat, maka konsumen secara tidak sadar akan memiliki memiliki sentimen positif, yang meningkatkan kemungkinan mereka untuk membeli produkmu lagi selanjutnya.
2. Bisa Jadi Strategi Copywriting
Karena nota dikirim langsung ke kontak pelanggan, kamu bisa menambahkan pesan dengan teknik copywriting yang bernilai dan relevan. Perlu dicatat, bahwa teknik ini harus disusun dengan hati-hati agar tidak dianggap spam.
Selain itu, perlu diketahui juga jika tidak semua pelanggan setuju untuk dikirimi pesan promosi setiap hari. Oleh karenanya, kamu bisa mengelompokkan segmen pelanggan di WhatsApp Business seperti VIP, pelanggan baru, pelanggan jarang belanja, dll. Kamu bisa mengirim pesan yang lebih relevan ke setiap segmen.
Pastikan juga bahwa frekuensi pesan copywriting yang dikirim juga tidak terlalu sering, misal seminggu sekali atau saat event besar. Jika tidak, kemungkinan besar pelanggan akan memblokirmu.
Baca Juga: Aplikasi Pembukuan Penjualan untuk Bisnis
PaYou, Aplikasi Pembukuan Modern dan Terintegrasi
Sedang bingung mencari aplikasi pembukuan yang murah tapi berkualitas? Mengapa tidak coba PaYou? Aplikasi berbasis cloud ini akan menyimpan dan mencatat seluruh laporan transaksi dan keuangan yang bisa disajikan langsung secara lengkap dan praktis.
PaYou bisa memproses nota pembelian dan penjualan, dan secara otomatis akan langsung masuk ke sistem untuk membuat laporan yang akurat. Bukan hanya itu, PaYou juga memfasilitasi pengiriman nota dan faktur ke pelanggan dengan efisien lewat WhatsApp.
Semua kalangan bisa menggunakan PaYou dengan mudah baik pebisnis, staff, pemilik toko kelontong. Makanya, ayo bangun relasi yang lebih dekat dengan konsumen bersama PaYou!
Kesimpulan
Aplikasi pembukuan modern akan membantu membuat proses pengiriman, penyimpanan, dan pencarian nota jadi jauh lebih mudah. Terlebih lagi, saat ini nota bisa langsung dikirim lewat WhatsApp secara otomatis.
