Di sini ada yang ingin membuka toko roti hasil produksi sendiri? Kira-kira dari pembelian bahan 5 kg tepung, 4 kg telur, dan 1 liter minyak goreng bisa menghasilkan berapa pcs roti? Nah, pengusaha yang berbasis produksi atau manufaktur biasanya sudah kenyang dengan pertanyaan seperti itu. Prosesnya memang rumit, tapi bisa dibuat lebih mudah dengan mengetahui alur produksi manufaktur.
Berbeda dengan bisnis dagang, di mana jika kita beli produk A, maka yang dijual juga produk A. Pada bisnis manufaktur, ada banyak produk (bahan baku) yang dibeli, lalu setiap bahan akan diubah menjadi satu produk yang bernilai jual. Proses pengolahan dari bahan baku jadi produk jadi disebut sebagai assembling. Kompleksitas inilah yang kadang membuat pencatatan stok jadi kacau, sehingga dibutuhkan pengelolaan alur produksi yang baik.
Siklus Produksi Manufaktur
Sebelum mempelajari tips mengelolanya, kita harus tahu terlebih dahulu bagaimana siklusnya dari bahan mentah sampai barang jadi. Dalam manufaktur, stok akan berubah bentuk, lokasi, dan nilai secara konstan. Siklus manufaktur sendiri secara sederhana terbagi jadi tiga yaitu:
1. Bahan Baku
Bahan baku adalah barang yang belum mengalami perubahan dalam bentuk apapun, tapi perannya sangat penting dalam pembukuan. Dalam sistem akuntansi manufaktur, bahan baku dinilai berbasis biaya yang dikeluarkan seperti harga dan ongkos pengiriman, lalu dikurangi diskon (kalau ada). Pelacakannya biasanya akan menggunakan metode tertentu seperti FIFO, LIFO, WAC, dll.
Tantangan terbesar pada tahap alur ini adalah ketidaksesuaian unit. Misalnya, divisi pembelian (procurement) mungkin mengukur bahan dalam satuan drum, sementara divisi produksi mengklasifikasikannya dalam gram.
Oleh karena itulah pengelolaan bahan baku harus dibedakan berdasarkan nilai dan frekuensi penggunaannya. Sebagai contoh, item kategori A adalah bahan bernilai tinggi dengan volume rendah seperti mikrochip atau bahan kimia langka yang perlu kontrol ketat. Sedangkan item kategori C dengan nilai rendah dan volume tinggi seperti mur atau baut hanya butuh pengecekan visual sederhana.
Baca Juga: Software Stok: Solusi Mengatasi Masalah Persediaan
2. Barang dalam Proses (Work-In-Progress/WIP)
Jika bahan baku saja sudah rumit, maka WIP lebih kompleks lagi. Dalam akuntansi, WIP mencakup bahan baku yang sudah diproses, serta biaya tenaga kerja dan overhead. Yang membuat pengawasan WIP semakin sulit adalah, kita tidak hanya menghitung jumlah barang yang mulai diproduksi, tapi juga biaya konversi yang sudah diserap.
Salah hitung sedikit saja bahkan bisa mengaburkan jumlah stok akhir. Selain itu, barang dalam proses pastinya juga tersebar di mana-mana seperti di dalam mesin atau jalur konveyor. Jika sistem pembukuannya tidak akurat, ada saja barang masih terlihat secara fisik, tapi hilang secara administratif. Kayu di gudang yang sudah diambil dan dipotong-potong tukang jadi kaki-kaki meja bisa saja belum diinput ke sistem oleh admin.
3. Barang Jadi
Barang jadi adalah produk akhir dari proses produksi yang sudah lulus uji kualitas (QC) dan siap dijual. Nah, pencatatan nilai barang jadi akan berdampak langsung terhadap HPP dan margin laba kotor. Selain itu, barang jadi seringkali tersebar seperti di gudang utama pabrik, pusat distribusi regional, hingga di gudang pelanggan. Karenanya, dibutuhkan sistem koordinasi yang terpusat.
Tips Mengelola Alur Produksi Manufaktur
Setelah memahami apa saja siklus produksinya, sekarang kita bisa membahas tips pengelolaannya secara terstruktur:
1. Tetapkan Bill of Materials (BoM) yang Baku
Mudahnya, BoM adalah resep detail yang mencakup seluruh bahan baku, komponen, dan instruksi untuk memanufaktur produk tertentu. Resep ini bisa digunakan sebagai blueprint dalam produksi atau belanja bahan agar semua komponen tersedia tepat waktu.
BoM yang tidak akurat adalah mimpi buruk semua staf gudang dan produksi. Sistem pembukuan bisa saja mencatat kebutuhan 100 gram bahan A untuk produk X. Namun karena efisiensi mesin menurun, maka kenyataannya lantai produksi butuh 110 gram. Sayangnya, sistem secara otomatis akan hanya memotong 100 gram. Jika dibiarkan, maka sisa stok yang tercatat akan terus lebih tinggi dari pada stok aktual.
Oleh karena itu, audit BoM harus dilakukan secara berkala, biasanya tiap kuartal. Audit berkala akan membandingkan standar teknik yang dirancang dengan kenyataan di lapangan. Pastikan juga semua unit konversinya memiliki standar yang baku.
2. Kelola WIP dengan Teliti
Tahap WIP sering kali luput dari perhatian karena barang sudah keluar dari stok bahan baku tapi belum masuk ke barang jadi. Jika kamu menggunakan aplikasi pembukuan seperti PaYou, maka pelacakan status barang dalam WIP bisa dilakukan secara real time. Dengan begitu, aset perusahaan akan tetap tercatat meskipun masih berada di jalur konveyor.
WIP sendiri bukan hanya soal fisik barang, tapi juga akumulasi nilai bahan mentah yang sudah diproduksi sebagian. Sistem aplikasi yang canggih biasanya dapat mengawasi pergerakan ini agar tidak ada inventaris yang hilang secara administratif.
3. Integrasikan Perhitungan HPP dan Operasional
Selain dari bahan mentah, HPP pada bisnis manufaktur juga mencakup biaya operasional seperti tenaga kerja dan overhead pabrik. Sistem assembly dengan fitur produksi yang canggih dapat memungkinkanmu memasukkan seluruh komponen biaya tersebut secara langsung.
Hal tersebut tentunya jauh lebih efisien dari pada penghitungan manual, di mana biaya operasional sering kali terpisah dari laporan nilai stok. Dengan mengintegrasikan perhitungan ini, nilai aset yang tercatat pada sistem akan mencerminkan modal asli yang dikeluarkan perusahaan.
4. Hitung HPP secara Real Time
Alih-alih menunggu akhir bulan, alur produksi manufaktur membutuhkan perhitungan HPP secara langsung setiap kali barang selesai diproduksi. Dari situ, kamu bisa melihat langsung dampak langsung produksi terhadap margin laba kotor secara akurat.
Sistem yang terotomatisasi dapat mencegah inefisiensi waktu, seperti cut-off produksi hanya untuk merekap data keuangan real time. Dengan laporan keuangan dan posisi stok yang selalu terupdate, tim manajemen bisa mengambil keputusan bisnis yang lebih tepat sasaran.
Baca Juga: Aplikasi Persediaan dan Stok, ini perlu Kamu tau.
Buat Alur Produksi Jadi Lebih Optimal dengan PaYou!
Mengelola siklus produksi dari bahan baku, WIP, sampai barang jadi memang sangat kompleks dan sering jadi tantangan tersendiri bagi pebisnis manufaktur. Namun, kekhawatiran itu bisa diatasi dengan fitur produksi dari PaYou!
PaYou menawarkan solusi berupa aplikasi pembukuan yang dapat mencatat seluruh aktivitas produksi secara real-time. Jadi, jangan khawatir pengurangan bahan baku yang diproses tidak tercatat dalam sistem.
Terlebih lagi, PaYou dapat membantu kamu dalam menghitung biaya HPP secara presisi dengan memasukkan komponen biaya tenaga kerja dan overhead ke dalam setiap unit produk. Sangat canggih bukan? Makanya, ayo beralih ke sistem yang lebih terintegrasi bersama PaYou!
Kesimpulan
Demikian ulasan seputar alur produksi manufaktur. Memang pengelolaannya bukanlah hal yang mudah. Semuanya perlu ketelitian yang sangat tinggi. Di sini ada pemilik bisnis atau staff yang ingin membagikan pengalamannya dalam mengelola atau mengawasi proses alur produksi? Komentar di bawah ya!
