Per tahun 2023, diperkirakan sektor UMKM telah menyumbang sekitar 61% terhadap PDB Indonesia, atau setara Rp 9.580 triliun. Bahkan, UMKM juga menyerap sampai 97% dari total tenaga kerja yang ada. Laporan tersebut menunjukkan betapa pentingnya peran usaha kecil sebagai tulang punggung perekonomian. Sayangnya, ada satu tantangan berat yang kerap menghambat UMKM, yakni cara mengelola utang piutang usaha.
Tantangan yang dihadapi pelaku usaha kecil-kecilan bukan hanya memenuhi permintaan pasar, tapi juga mempertahankan arus kas masuk, sementara utang masih berjalan. Oleh karena itulah, pada kali ini kami akan membahas secara lengkap cara mengelola utang piutang usaha, khususnya bagi UMKM. Namun sebelum itu, kita harus paham dulu mengapa pengelolaan utang itu penting.
Kenapa Pengelolaan Utang Piutang Usaha Sangat Penting?
Di ulasan-ulasan sebelumnya, kita tahu betul bahwa kesuksesan usaha bisa diukur dari laba yang diperoleh. Hanya saja, suatu bisnis dari skala manapun baru bisa dikatakan sehat jika likuiditas asetnya lancar, khususnya piutang dagang.
Kredit macet pada UMKM sendiri sangat kompleks dan disebabkan banyak faktor. Salah satunya adalah tingkat suku bunga BI yang dapat membebani biaya modal jika tidak dibarengi perputaran piutang yang cepat. Lebih dari itu, ada beberapa alasan yang membuat pengelolaan utang piutang usaha jadi sangat penting seperti berikut:
1. Menjaga Kelancaran Arus Kas
Tidak jarang pelaku UMKM mengambil kredit usaha secara agresif tanpa perencanaan cashflow yang matang. Jika utang tersebut tidak direncanakan dengan baik, maka risiko gagal bayarnya semakin tinggi.
Dari sisi piutang juga sama sekali tidak boleh dilupakan. Masalah kerap muncul jika pelanggan yang berhutang lambat dalam membayarnya, sedangkan termin hutangnya akan segera jatuh tempo. Jika UMKM harus bayar tagihan ke supplier dalam 30 hari, sedangkan pelanggan baru bayar setelah 45 hari, maka akan ada defisit kas selama 15 hari.
Tanpa cadangan modal yang memadai, pengusaha bisa jatuh ke lembah hutang dengan bunga tinggi untuk menutupi defisit, seperti rentenir atau pinjol. Selain itu, pemilik usaha juga bisa menegosiasi pihak yang dihutangi untuk memperpanjang jatuh tempo
2. Menjaga Reputasi Bisnis
Dalam kasus sebelumnya, jika pemilik UMKM memohon perpanjangan jatuh tempo, maka reputasi bisa jadi taruhannya. Dengan begitu, pihak yang memberi hutang seperti supplier tidak akan memprioritas atau memberi bonus pada orang tersebut.
Dari sisi perbankan, catatan laporan keuangan usaha kita sangat berpengaruh pada diterimanya pengajuan kredit usaha. Jika kita dikenal lambat membayar hutang, maka akses ke permodalan resmi dengan bunga rendah akan semakin sulit.
3. Mencegah Kebiasaan Kasbon
Tidak bisa dipungkiri lagi, budaya kasbon di Indonesia cukup memberatkan UMKM. Masalahnya, dalam kasbon tidak ada perjanjian tertulis kapan dan berapa piutang akan dibayarkan.
Bahkan, ada kasus di mana pemilik warung makan harus menanggung kasbon sebesar Rp 19 juta yang tersebar di 26 pelanggan. Dalam usaha skala mikro, angka ini sangat besar dan berbahaya bagi kelangsungan bisnis. Oleh karena itulah piutang juga harus ditagih secara tertulis dan berkala untuk mencegah kasbon yang menumpuk.
Baca Juga: Aplikasi untuk Akuntansi Kirim Invoice dengan WhatsApp
Cara Mengelola Utang Piutang Usaha
Nah, sekarang saat membahas cara mengelola utang piutang usaha secara konkrit. Namun, sebelum menerapkan cara-cara ini, kamu sebagai pemilik usaha harus memakai pendekatan yang sistematis. Berikut adalah rangkuman strateginya:
1. Terapkan Syarat dan Ketentuan yang Jelas
Syarat ketentuan pembayaran harus diterapkan sejelas-jelasnya dengan konsekuensi yang baku. Untuk membuatnya juga tidak bisa sembarang mengikuti standar pada umumnya, tapi juga harus disesuaikan dengan kebutuhanmu. Syarat ini sendiri sering dikenal dengan istilah Terms of Payment, yang biasanya memiliki model seperti:
- Cash in Advance: Artinya pembayaran harus lunas sebelum dikirim atau bahkan diproduksi. Model ini sangat efektif untuk menjaga kelangsungan arus kas, walau akibatnya misa mengurangi minat pembeli.
- Cash on Delivery (COD): Pembayaran baru dilakukan saat barang diterima pelanggan. Risikonya adalah penolakan barang di tempat (retur) yang membebani biaya logistik.
- Termin Berjangka: Industri B2B biasanya menggunakan model ini dengan jangka jatuh tempo 30-60 hari.
- Termin Bertahap: Biasanya dilakukan industri jasa atau konstruksi, di mana pembayarannya bertahap. Misal untuk DP dibayar 30%, lalu termin pertama 30%, dan sisa pelunasannya 40%.
2. Cari Tahu Latar Belakang Pelanggan
Memang tidak semua pelanggan bisa dikenali, tapi pasti ada beberapa yang bisa dicari tahu latar belakangnya lewat koneksi yang kamu punya. Hal ini juga menjadi alasan mengapa kita tidak boleh memberikan kasbon pada pelanggan yang tidak atau baru dikenal. Kamu bisa mencari tahu apakah pelanggan tersebut dikenal sebagai pembayar disiplin atau tukang nunggak.
Walau skala usaha masih mikro, tapi kamu bisa memakai prinsip sederhana perbankan dalam mengetahui calon penghutang. Di antaranya adalah watak/niat bayar, kemampuan bayar, modal yang dimiliki, jaminan, dan kondisi keuangannya. Prinsip ini berlaku bagi pelanggan perorangan atau dalam entitas bisnis.
Semisal usahamu sudah berkembang nantinya, jangan lupa untuk kembangkan basis pelanggan. Jangan berfokus hanya pada satu pelanggan saja. Karena kalau sampai gagal bayar, dampaknya sangat bahaya. Jika kamu sudah punya basis pelanggan yang besar, kamu tidak akan takut lagi untuk tidak memberikan piutang pada pelanggan yang bandel.
3. Buat Sistem Penagihan Bertingkat
Piutang yang tak kunjung dibayar harus ditagih secara berkala. Jadi, yang dimaksud bertingkat disini adalah fase penagihan berdasarkan waktu untuk menagih hutang. Berikut tingkatannya:
- Fase Pencegahan: Pengingat tagihan dikirim 3-5 hari sebelum jatuh tempo lewat invoice. Ini malah akan membantu pelanggan yang lupa atau sibuk untuk menyiapkan pembayaran.
- Fase Telat 1-30 Hari: Hubungi pelanggan untuk mengonfirmasi penerimaan faktur, serta kapan pembayaran utang akan dilakukan. Di sini, asumsinya penghutang masih lupa.
- Fase Telat 31-60 Hari: Kirim surat peringatan resmi pertama, dengan komunikasi berganti dari mengingatkan menjadi menuntut kewajiban kontrak. Kamu bisa menghentikan pasokan barang sementara di fase ini untuk mencegah kerugian lebih lanjut.
- Fase Telat >90 Hari: Risiko piutang tak tertagih jadi sebesar 40%. Kamu bisa mengambil jalur hukum jika nilai piutangnya besar. Kalau nilainya kecil, maka bersiap untuk menghapusbukukannya (merelakannya), dengan gantinya kamu tidak akan membuka pintu utang lagi bagi orang tersebut.
4. Analisis Umur Piutang
Analisis umur piutang memungkinkanmu untuk membedah piutang berdasarkan risiko waktu. Alih-alih melihat total piutang 100 juta dalam jumlah utuh, kamu bisa memecahnya jadi: 80 juta piutang lancar, 15 juta terlambat sebulan, dan 5 juta macet. Dengan begitu, kamu bisa mengalokasikan sumber daya penagihan jadi lebih tepat sasaran.
Baca Juga: Aplikasi Laporan Keuangan : Kapan mulai menggunakannya?
5. Gunakan Aplikasi Pembukuan Digital
Salah satu cara mengelola utang piutang usaha yang paling ampuh adalah dengan menggunakan aplikasi pembukuan digital. Jika kamu bingung mencari aplikasi yang tepat, maka kami akan merekomendasikan PaYou!
Aplikasi pembukuan PaYou sangat terintegrasi dan bisa dihubungkan langsung ke WhatsApp secara otomatis. Jadi, kamu bisa mengirim nota/faktur tagihan langsung ke pelanggan lewat chat WA.
Dengan aplikasi pembukuan dari PaYou, kamu bisa mengawasi seluruh utang piutang yang semuanya tercatat di dalam sistem. Bahkan, kamu bisa mengirim pengingat jatuh tempo ke kontak pelanggan dengan aplikasi ini. Sangat mudah dan efisien bukan? Tunggu apa lagi, ayo gunakan aplikasi pembukuan dari PaYou!
Kesimpulan
Cara mengelola utang piutang usaha penting untuk dipelajari bukan hanya untuk menjaga cashflow, tapi juga memastikan kelangsungan bisnis. Utang yang macet akan merusak reputasi pengusaha, dan piutang yang macet akan menyulitkan bisnis untuk bermanuver. Jadi, keduanya harus dikelola dan diawasi secara seimbang.
