Bagi kamu yang pekerjaannya berbasis proyek seperti kontraktor atau freelancer, kamu lebih sering melihat keuntungan di akhir tahun, atau per proyeknya? Jika kamu hanya melihatnya saat akhir tahun, maka disarankan untuk menghindari hal tersebut. Cara menghitung laba rugi proyek yang benar adalah dengan melihat keuntungan dari setiap proyek yang diselesaikan.
Jika pembukuan laba ditekankan pada akhir tahun/bulan, biasanya akan ada kecenderungan mengambil proyek yang terlihat besar di muka, tapi berat di biaya operasional. Oleh karena itulah pembukuan berbasis proyek adalah pilihan yang lebih baik, yang mana akan kami bahas lebih jauh di ulasan kali ini.
Mengapa Laporan Laba Rugi Saja Belum Cukup?
Pencatatan keuntungan di akhir tahun seperti yang disebutkan tadi umumnya dikenal sebagai laporan laba rugi atau income statement. Bagi perusahaan manufaktur yang mampu produksi massal, mungkin laporan laba rugi saja sudah cukup efisien. Namun bagi bisnis dengan karakter, lokasi, dan profil risiko yang beragam, laporan ini hanya akan menyembunyikan variasi kinerja.
Pada dasarnya, income statement hanya menjumlah seluruh pendapatan, lalu menguranginya dengan semua biaya operasional tanpa memeriksa sumbernya. Kadang, keuntungan yang terlihat pada laporan ini hanyalah ilusi. Satu segmen bisnis bisa saja menghasilkan 90% keuntungan, sementara lima segmen lain justru malah merugi.
Sebagai ilustrasi, coba bayangkan ada perusahaan kontraktor kelas menengah dengan laba bersih 100 juta pada laporan bulanan. Di permukaan, angka ini menunjukkan performa yang baik. Pemilik perusahaan akan merasa strateginya sudah tepat, atau bahkan mempertimbangkan ekspansi armada atau peralatan. Padahal jika dilihat lebih dalam, ada kenyataan yang lebih mengkhawatirkan.
Asumsikan dalam bulan tersebut ada dua proyek yang selesai. Proyek pertama senilai 300 juta, dan setelah dikurangi HPP dan overhead, labanya jadi 150 juta. Sayangnya pada proyek lain, pendapatannya mencapai 200 juta, tapi hasil akhirnya membukukan kerugian 50 juta. Jika diagregasi, maka benar untungnya 100 juta. Namun, harus ada 50 juta yang terbuang untuk menambal kerugian di salah satu proyek.
Baca Juga: Aplikasi Pembukuan Online : Solusi Cerdas untuk Bisnis Anda
Manfaat Menghitung Laba per Proyek
Cara menghitung laba rugi proyek yang benar bukan hanya perkara administrasi, tapi harusnya juga menjadi fondasi pengambilan keputusan bisnis. Berikut ini adalah manfaat dari menghitung laba per proyek:
1. Mengevaluasi Kinerja Tim
Setiap proyek biasanya akan dipimpin seorang manajer. Dengan adanya laporan per proyek, pebisnis bisa mengevaluasi kinerja manajer tersebut secara objektif dan berbasis data. Kita bisa menentukan manajer proyek mana yang bisa diberikan insentif karena hasilnya, dan mana yang harus diberikan pelatihan tambahan karena performanya kurang maksimal.
2. Menentukan Harga secara Akurat
Semua data proyek, bahkan yang merugi sekalipun adalah informasi yang berharga. Misal ada proyek renovasi rumah tua yang ternyata rugi cukup besar, maka kita bisa belajar bahwa ada risiko tak terduga yang cukup tinggi pada renovasi rumah tua. Jadi saat ada proyek serupa di masa depan, kamu bisa menaikkan harga penawaran untuk meminimalisir risiko tersebut.
3. Menghemat Anggaran
Jika laporan proyek bisa dihasilkan secara berkala, maka kamu dapat mendeteksi adanya pembengkakan biaya dengan lebih cepat. Misal di hari ini kamu melihat ternyada biaya membengkak 10 juta. Kamu bisa mengintervensi seperti ganti vendor atau memperketat pengawasan supaya kerugiannya tidak mencapai 50 juta.
4. Membantu Mengidentifikasi Akar Masalah
Jika laporan laba rugi baru dibukukan pada akhir bulan atau tahun, maka manajemen akan menganggap metode kerja mereka sudah benar. Padahal, ada salah satu proyek yang rugi besar. Namun jika laporan proyek direkap secara berkala, maka kamu bisa mengidentifikasi akar masalahnya sesegera mungkin. Bisa saja ada pencurian material atau buruknya manajemen subkontraktor yang membuat biaya membengkak.
Cara Menghitung Laba Rugi Proyek
Cara menghitung laba rugi proyek butuh ketelitian yang lebih tinggi, karena laporannya harus siap disajikan dalam tempo yang cepat. Ada empat langkah yang bisa kamu terapkan sebagai berikut:
1. Catat Langsung Semua Pendapatan
Pendapatan proyek harus dihitung dan dicatat berdasarkan nota yang sudah kamu tagihkan ke klien. Misal kamu sudah mengirim nota untuk termin 2 senilai 10 juta, maka kamu harus langsung mencatatnya walaupun klien mungkin baru bayar minggu depan. Tujuannya adalah agar kita tahu kinerja proyek saat ini tanpa menunggu uang cair dulu.
Terkadang, klien suka minta tambahan di tengah-tengah proyek. Pastinya kamu harus membeli bahan baku tambahan bukan untuk memenuhi permintaan klien? Nah, nilai tambahan dari pekerjaan ekstra ini jangan luput untuk dicatat, sesibuk apapun proyeknya.
2. Hitung Biaya HPP
HPP di sini adalah pengeluaran yang berkorelasi langsung dengan aktivitas proyek. Jadi jika proyek ini ditunda karena satu dan lain hal, maka pengeluaran biaya ini juga akan ditunda. Komponen HPP biasanya meliputi:
- Biaya Bahan Baku: Mencakup material utama seperti besi atau semen serta material pendukung. Idealnya, biaya ini dihitung saat material digunakan, bukan ketika dibeli. Kalau kamu membeli 100 sak semen, tapi di proyek ini hanya dipakai 50 sak, maka yang dicatat adalah 50. Sisanya akan masuk ke inventarisasi.
- Upah Tenaga Kerja: Tenaga kerja yang dimaksud mencakup staf ahli seperti arsitek dan insinyur, mandor harian, tukang, kernet, dll. Jika ada pekerja yang bekerja di proyek yang berbeda dalam 1 minggu, maka kamu harus membagi upahnya secara proporsional per proyek.
- Biaya Pihak Ketiga: Pembayaran ke pihak ketiga seperti subkontraktor dan vendor untuk pekerjaan spesifik seperti sewa alat berat atau jasa pemasangan listrik juga termasuk HPP.
- Biaya Operasional: Biasanya biaya ini berupa perintilan-perintilan kecil tapi sering dikeluarkan seperti uang keamanan, token listrik, konsumsi dan rokok pekerja, dll.
3. Alokasikan Biaya Tak Langsung
Biaya tidak langsung atau overhead kadang suka luput untuk dicatat pada perhitungan laba rugi proyek. Hal ini pada akhirnya hanya akan menciptakan ilusi untung besar, padahal margin profitnya tergerus signifikan. Adapun biaya overhead umumnya meliputi sewa kantor pusat, gaji direktur, gaji staf, listrik kantor, biaya marketing, dll.
Pasti ada yang bingung, mengapa biaya overhead yang kebanyakan adalah operasional kantor juga harus dihitung ke laba rugi proyek? Jawabannya sederhana, yakni satu-satunya sumber pemasukan adalah dari proyek. Sedangkan operasional kantor seperti sewa atau listrik hanya menghabiskan uang agar proyek bisa jalan.
Namun jangan pusing dulu, karena ada beberapa metode alokasi biaya overhead ini yang bisa dilakukan:
- Proporsi Durasi: Jika operasional kantor menghabiskan 10 juta/bulan, dan di bulan yang sama ada 2 proyek, maka beban overhead bisa dibagi rata atau berdasarkan perkiraan beban kerja.
- Persentase Nilai Kontrak: Proyek yang nilainya lebih besar cenderung menyedot sumber daya yang lebih besar. Misal setelah ditotal biaya overhead 20 juta, proyek A 800 juta, dan proyek B 200 juta. Maka Proyek A akan menanggung 80% overhead (16 juta), dan proyek B sisanya (4 juta).
- Jam Kerja Langsung: Overhead juga bisa dijatah berdasarkan jumlah jam kerja di lapangan. Metode ini dianggap lebih akurat karena proyek padat karya umumnya membutuhkan pengawasan manajemen dan administrasi yang lebih ketat.
4. Rumus Sederhana Laba Rugi Proyek
Setelah semua data terkumpul, kita bisa membuat rumus matematika yang logis untuk menghitung laba rugi proyek. Pada contoh kali ini, kita bisa menggunakan rumus sederhana. Namun, penting untuk memisahkan rumus antara laba kotor dan laba rugi. Berikut uraiannya:
- Laba Kotor: Pendapatan proyek – HPP.
- Laba Bersih: Laba kotor – alokasi overhead.
Sebagai contoh, asumsikan pendapatan proyek sekitar Rp 500 juta, dengan HPP Rp 350 juta. Jadi, laba kotornya adalah Rp 150 juta (untung 30%). Setelah dikurangi overhead, misal Rp 50 juta, maka laba bersihnya tinggal 100 juta (untung 20%).
Perlu dicatat, jika laba kotornya negatif, maka ada kesalahan fatal dalam estimasi teknis atau eksekusi lapangan. Dengan kata lain, proyek tersebut gagal secara fundamental. Laba bersih sendiri adalah indikator yang lebih baik terhadap kas perusahaan. Uang dari laba bersih benar-benar bisa disebut profit.
5. Gunakan Aplikasi Pembukuan dari PaYou
Agar seluruh proses perhitungan laba rugi jadi jauh lebih efisien dan mudah, kamu bisa menggunakan aplikasi pembukuan dari PaYou. Aplikasi pembukuan dari PaYou memungkinkan pengguna untuk memberi kategori khusus pada setiap pengeluaran dan pemasukan.
Selain itu, laporan yang dihasilkan juga bersifat real-time. Kamu tinggal sekali klik input, kaka laporan untung/ruginya langsung keluar. Dengan begitu, kamu tidak perlu repot rekap data. Jadi tunggu apa lagi? Menghitung laba proyek jadi lebih akurat dengan PaYou!
Baca Juga: Aplikasi Gratis Pembukuan Sederhana di Indonesia
Kesimpulan
Cara menghitung laba rugi proyek bukanlah hal yang sederhana. Prosesnya memerlukan ketelitian, ketelatenan, dan kedisiplinan tinggi agar semua variabel dan hasilnya akurat. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk menggunakan aplikasi pembukuan seperti PaYou untuk memudahkan perhitungannya.
