Apakah di sini ada yang pernah menonton film “The Founder” (2016), di mana Ray Kroc berhasil melebarkan sayap gerai makanan cepat sajinya ke seluruh penjuru dunia? Tidak bisa dipungkiri, membuka waralaba atau franchise di berbagai penjuru adalah impian banyak pengusaha. Namun, sayangnya keputusan scale-up dengan membuka cabang baru justru bisa jadi bumerang jika tidak dibarengi sistem pengelolaan yang tepat.
Lain halnya kalau kita hanya memiliki satu cabang saja, di mana sang pemilik mempunyai 100% kontrol penuh atas usahanya. Di sisi lain, membuka banyak cabang memerlukan pengawasan yang ketat agar semua cabang bisa beroperasi sesuai standar. Pada kali ini, kami pengelolaan waralaba dengan cabang yang tersebar di mana-mana, mulai dari tantangan hingga solusinya. Simak pembahasan berikut!
Waralaba Vs Cabang Sendiri
Sebelum masuk lebih jauh, kami akan membahas sekilas kelebihan antara membuka franchise dan cabang sendiri. Berikut adalah perbandingannya:
1. Waralaba
Model franchise pada dasarnya merupakan proses distribusi hak kekayaan intelektual antara pemilik usaha dengan operator independen (franchisee). Tentu, kelebihan utama dari model ini adalah pemilik usaha bisa berekspansi secara agresif dengan modal yang lebih minim.
Hal ini disebabkan karena mayoritas beban modal seperti sewa tempat, renovasi, hingga pembelian peralatan ditanggung oleh franchisee. Dengan begitu, bisnis bisa tumbuh lebih cepat, dari pada harus bergantung pada cashflow atau kredit untuk berekspansi.
Selain itu, para franchisee secara tidak langsung juga ‘dipaksa’ untuk berinovasi dalam memajukan cabangnya, karena pendapatan mereka sangat bergantung langsung pada keuntungan cabang tersebut.
Tantangan yang kerap dialami saat ingin menambah cabang adalah minimnya preferensi akan pasar lokal yang dituju. Dengan menggaet franchisee lokal, mereka tentu akan memiliki pemahaman yang lebih mumpuni terkait minat konsumen atau budaya kerja di daerahnya sendiri.
2. Cabang Sendiri
Berbeda dengan waralaba, bisnis cabang sendiri berekspansi lewat modal organik. Modal untuk ekspansi ditanggung penuh oleh pemilik bisnis, yang biasanya didapat lewat kredit atau dari hasil akumulasi profit.
Oleh karena itu, si pemilik bisnis memiliki kontrol operasional total pada setiap cabang yang dibuka. Semua keputusan mulai dari penetapan harga, perubahan menu, rotasi karyawan, bahkan hingga strategi marketing berada di bawah komando pemilik bisnis. Kelebihan utama dari model ini adalah standar kualitas cabang bisa lebih mudah diawasi secara ketat.
Jika cabang baru yang dibuka bisa menghasilkan laba, maka sang pemilik bisa menyerap hasilnya 100% karena tidak perlu bagi hasil dengan pihak ketiga. Semisal keuntungan yang didapat bisa konsisten, maka hasil yang didapat bisa lebih besar dari pada membuka franchise.
Baca Juga: Software Toko: Perbedaan Software Online dan Offline
Tantangan Mengelola Franchise
Meskipun cabang pada model usaha ini dikelola oleh pihak ketiga, lantas tidak serta merta akan memudahkan manajemennya. Jika tidak ada kontrol yang memadai, bukan tidak mungkin cabang-cabang yang ada akan mengalami penurunan kinerja yang signifikan. Setidaknya, ada tiga tantangan besar dalam mengelola franchise:
1. Stok Hilang
Stok hilang atau sering disebut stok ghoib adalah keadaan di mana barang tercatat dalam sistem, tapi tidak tersedia secara fisik di gudang atau rak. Biasanya fenomena ini disebabkan karena adanya kesalahan input saat pertama kali menerima stok barang. Lalu, bisa juga karena ada barang yang rusak atau basi, tapi tidak dalam sistem tidak dikurangi.
Bahkan, stok ghaib juga kerap kali disebabkan adanya pencurian baik oleh pihak luar maupun dari karyawan itu sendiri. Selain itu, terkadang juga terjadi penipuan rantai pasok, di mana distributor bilang barang sudah dikirim, tapi nyatanya yang dikirim tidak sampai atau tidak utuh.
Stok ghaib bisa berdampak fatal pada perencanaan inventaris di masa depan jika dibiarkan begitu saja. Perencanaan stok bisa kacau balau akibat akumulasi kesalahan data yang tertera pada sistem.
2. Kecurangan Karyawan
Kecurangan karyawan tidak hanya terbatas pada pencurian stok saja, tapi juga bisa dalam pemalsuan transaksi. Misal ada pembeli yang ingin membayar di kasir secara tunai, tapi kasirnya segera membatalkan transaksinya di sistem. Dari situ, uang akan masuk ke kantong kasir yang curang tersebut, sedangkan stok dalam sistem tetap utuh (padahal secara fisik sudah terpakai).
Terlebih lagi, kecurangan bisa dilakukan lewat refund palsu. Pengembalian dana sendiri biasanya dilakukan konsumen jika ada kesalahan atau kecacatan pada barang, di mana konsumen harus menunjukkan struknya. Jika ada oknum karyawan yang curang, ia bisa memanipulasi struk lama untuk membuat refund palsu. Lantas uang tunai pada laci kasir bisa dicuri, seolah-olah sudah terjadi refund pada pelanggan.
3. Terlambat Menyadari Kerugian
Di sistem manajemen waralaba yang masih tradisional, pengumpulan data sering kali harus menunggu akhir bulan. Proses pengirimannya pun dalam format yang ribet seperti file Excel yang berantakan atau bahkan foto struk via WhatsApp.
Jika memang menghasilkan laba, mungkin pemilik bisnis bisa bernapas lega. Namun jika tidak, kamu akan telat menyadari jika ada penurunan penjualan atau lonjakan biaya operasional yang seharusnya sudah disadari sejak awal bulan. Tanpa adanya data real-time, kamu juga akan kesulitan mengambil keputusan yang efisien. Namun, semua masalah ini bisa diatasi dengan digitalisasi sistem pembukuan dan keuangan, yang akan kami jelaskan setelah ini.
Baca Juga: Aplikasi Inventory: Penerapan Metode FIFO dengan Aplikasi
PaYou, Solusi Pengelolaan Cabang yang Komprehensif
Mungkin, di sini masih ada yang mengira jika software seperti Microsoft Excel saja sudah cukup untuk mencatat seluruh rantai pasok dan arus kas. Meski bisa diotomatisasi dengan fitur seperti VBA dan Macro, nyatanya menggunakan Excel untuk menggabungkan laporan keuangan dari banyak cabang bukanlah hal yang bijak.
Ada beberapa mekanisme di Excel yang harus dijalankan secara manual seperti input rumus/angka atau penyalinan data. Masalahnya, jika ada satu kesalahan kecil saja, maka laporan akhir bisa terdistorsi secara signifikan. Proses ini juga bisa memakan waktu hingga berminggu-minggu.
Oleh karena itu, kami menyarankan solusi pembukuan digital yang ditawarkan oleh PaYou untuk pengelolaan cabang yang lebih komprehensif. Dengan menggunakan produk dari PaYou, proses pelaporan yang biasanya menghabiskan waktu seminggu kini bisa diselesaikan dalam hitungan menit. Sistem akan menarik data dari seluruh database cabang secara real-time, lalu menyajikannya dalam laporan neraca yang sesuai standar akuntansi.
Dengan sistem pembukuan digital, kamu bisa langsung mengidentifikasi cabang atau produk mana yang untung dan merugi. Bisa saja keuntungan franchise mu selama ini hanya ditopang oleh 1-2 cabang dari belasan cabang yang ada. Ini akan memudahkanmu dalam membuat strategi evaluasi bagi cabang-cabang yang masih merugi.
Bukan hanya itu, kamu juga bisa menetapkan standar manajemen yang terpusat, dan PaYou akan mempermudahnya. Perlu diketahui bahwasannya franchisor juga bisa mengalokasikan budget pada franchisee untuk kebutuhan tertentu seperti pemasaran atau mendongkrak penjualan. Nah, sistem dari PaYou bisa membuat proses alokasi dana tersebut agar terbagi secara proporsional dan jujur ke setiap cabang.
Kesimpulan
Membuka waralaba tentu memiliki banyak tantangan yang sulit dihindari. Namun, dengan sistem pembukuan dan keuangan yang terdigitalisasi, semua risiko tantangan tersebut bisa diminimalisir. Yang pasti, membuka franchise membutuhkan ketekunan dan kesabaran yang tinggi. Semoga ulasan ini bisa membantu!
